Cumplimiento de Contratos para Empresas de Manufactura (Parte 1)

Jean: ¿Qué es un fabricante de automóviles de primer nivel?

Alan: Un fabricante automotriz de primer nivel, suministra piezas o hace ensambles para un fabricante automotriz, quien en realidad ensambla los vehículos para su venta. Por lo tanto, están proporcionando piezas, ya sea un asiento o una salpicadera o arneses de cableado o alfombras o guardabarros o lo que sea que sean las piezas a la empresa de ensamble de automóviles.

Jean: ¿Y este concepto es exclusivo de la fabricación de automóviles o para todo tipo de fabricación?

Alan: Es aplicable a todos los diferentes tipos de fabricación. Por supuesto, la fabricación de automóviles es una de las más avanzadas que tenemos en el país. Tienen reglas al pie de la letra, desde las especificaciones que dan a sus proveedores hasta otros elementos de esa cadena de suministro.

Alan: Cuentan con procesos muy bien establecidos, en toda la industria, para obtener las piezas que necesitan cuando las necesitan. En el contrato se describe una serie de verificaciones y procedimientos que las empresas implementan para garantizar que cumplen con las regulaciones y los términos contractuales a los que se han comprometido.

Alan: Por lo general, forma parte de una estrategia de manejo de contratos más amplia. Y el objetivo es garantizar que los contratos se ejecuten correctamente en todas las etapas, incluso antes y después de la firma de esos contratos, que los estándares de cumplimiento del contrato estén determinados por influencias internas y externas, y que puedan ser establecidos por los gerentes de contratos, por los líderes de operaciones. , otros líderes de la industria o gobiernos, y todos ellos solo buscan garantizar que el proceso de contratación sea justo y seguro para todas las partes, independientemente de la dinámica de poder.

Alan: Pero dada la complejidad de los contratos, especialmente en los mercados automotrices, el gran volumen de contratos que se procesan en las empresas, el trabajo de cumplimiento de contratos a menudo puede volverse inmanejable, y particularmente para los equipos que saben que tienen un bajo número de empleados dedicados a regulaciones y operaciones.

Alan: Entonces, hay varios problemas que se encuentran comúnmente en los flujos de trabajo de cumplimiento de contratos.

Jean: O.K. . Entonces, dado que estamos en el negocio de ERP, ¿cuándo entra en juego este tipo de contrato cuando se trata de migraciones de ERP?

Alan: Antes de responder a tu pregunta, déjame dar un paso atrás primero.

Alan: Algunos de los problemas que enfrentan las empresas, el ERP es una parte integral de todo esto, cuando intentan cumplir con sus contratos, lo primero, es que consumen mucho tiempo. Tiene que haber cierta supervisión y a veces puede ser difícil lograr un equilibrio entre no consumir demasiado tiempo, tanto desde una perspectiva legal como operativa y garantizar que los contratos se cumplan y sean confiables.

Alan: Además, a veces los estándares para el cumplimiento de contratos cambian dependiendo de la industria, pero si esos contratos están cambiando o empeoran por el hecho de que el panorama regulatorio a menudo cambia. Mire a California y cómo han ordenado que todos los vehículos producidos o vendidos en California para una fecha determinada deban ser vehículos eléctricos.

Alan: Esos estándares cambian y el cumplimiento de esos estándares tiene que ser documentable. Sin embargo, los datos son difíciles de recopilar, mantener y usar, especialmente a los volúmenes de datos de los que estamos hablando. Los proveedores automotrices ejecutan contratos con los fabricantes de vehículos, y esos contratos tienen estipulaciones con respecto a la calidad de los productos que se entregan, el desempeño de la operación de fabricación y cómo se producen esos productos; francamente, solo la disponibilidad de información ya sea que se trate de producción, calidad, garantias o simplemente análisis de esa información, esos datos deben recopilarse.

Alan: Y administrar grandes volúmenes de datos es difícil. Por lo tanto, garantizar que los contratos cumplan en su totalidad sin dejar que consuman todo su tiempo es aún más difícil a veces. Debido a que existen ramificaciones legales y comerciales para el proveedor, esos requisitos están respaldados por la recopilación de datos requerida.

Alan: La pregunta es «¿cómo recopilo de manera fácil y precisa los datos de producción del producto para cumplir con los requisitos de cumplimiento del contrato?» A medida que las empresas avanzan hacia convertirse en una operación de fabricación verdaderamente integrada que hará que sus operaciones sean más eficientes, productivas y receptivas.

Alan: Su equipo puede aprovechar ese poder no solo para resolver problemas de producción a corto plazo, sino también para transformarlos en ventajas operativas a largo plazo. En el pasado, el cumplimiento del contrato generalmente se relegaba a la información obtenida del sistema de registro de transacciones de la empresa, su ERP.

Alan: En el entorno de fabricación actual, no es un caso de sistemas de piso (MES) relacionados a la fabricación versus ERP: juntos, MES y ERP brindan un nivel de claridad operativa al proveedor que ningún sistema puede proporcionar por sí solo. Un sistema de MES es un software diseñado para optimizar los procesos de fabricación, y lo hace mediante la supervisión, el seguimiento, la documentación y el control de todo el ciclo de vida de la producción.

Alan: El “Manufacturing Execution System” (MES) rastrea una gran cantidad de datos y produce información en tiempo real, y eso es clave. Información en tiempo real que puede aumentar la eficiencia de la producción y ahorrar costos. Y hay varios impulsores de un sistema MES que incluyen, y les diré algunos de esos impulsores y muchos de estos beneficios están directamente asociados con el cumplimiento del contrato. Control de calidad mejorado y nuevamente muchos contratos tienen un estándar de calidad que debe cumplirse y como control de calidad y en la información se transmite en tiempo real. Las empresas con un MES pueden detener inmediatamente la producción si surge algún problema.

Alan: Puedes reducir el desperdicio; puede reducir la chatarra. Puede reducir los excedentes. Puede reducir la reelaboración. Hay muchos beneficios desde una perspectiva de control de calidad. MES puede generar un cronograma de producción realista porque equilibra todos los recursos, la gente, el material, el equipo.

Alan: Y puede integrar la programación y el mantenimiento solo para maximizar el flujo de productos y la utilización de los activos. Y lo que, por supuesto, aumenta el tiempo de actividad y mejora los KPI, la eficacia general del equipo. MES puede reducir el inventario. Actualizará los registros de inventario con nueva producción y desechos y materiales no conformes para que las compras y el mantenimiento puedan maximizar el flujo de productos.

Alan: El módulo de  Programación sabe exactamente qué materiales están disponibles en todo momento y puede reducirlos en caso de que el inventario a veces se produzca como un mayor inventario de trabajo en proceso. Una vez más, ahorra dinero tanto en los costos de fabricación y transporte como en el almacenamiento y mejora el proceso de planificación de inventario.

Alan: Tenía un cliente que tenía mucho cartón y lo que hacía era tomar el cartón y cortarlo en pedazos y registrar la información, la información de producción en las estaciones de trabajo en pedazos de cartón y luego recolectar esos pedazos de cartón en el final del día.

Alan: Eliminar el papeleo significa que hay menos posibilidades de error humano. También significa que los datos registrados desde la línea de producción  están disponibles de inmediato tanto para la toma de decisiones, dentro del sistema integrado, como para la recopilación de datos para el cumplimiento del contrato.

Alan: Esto es muy importante para el cumplimiento del contrato. También mejora el seguimiento y la genealogía de los productos. Sigue todo el ciclo de producción desde el principio hasta el final. Y sujeta las partes o lotes finales con los datos de fabricación correspondientes y esos datos permiten un mejor cumplimiento regulatorio y contractual para que puedan cumplir con los términos de esos contratos. Hay muchas funciones en una aplicación MES típica. Hay algunas que son aplicaciones prácticas comunes de las funciones MES y los detalles específicos de cada función pueden diferir según el sistema de software, pero todas deben contener algunas características clave, especialmente si busca respaldar el cumplimiento del contrato. Por lo tanto, algunos de esos puntos clave asociados con los requisitos específicos de sus contratos incluyen la programación. En primer lugar, la adquisición y recopilación de datos. Permite el ingreso de toda la información durante la producción, y se puede hacer manualmente, o se puede hacer automáticamente.

Alan: Y, por supuesto, la mayoría de las organizaciones intentan avanzar hacia la recopilación y adquisición automática de esos datos. Otra función es la programación, que proporciona una vista global de las órdenes de producción planificadas y la ruta de producción y la transferencia electrónica de esas órdenes de trabajo.

Alan: MES ayudará a gestionar el personal, ayudará a gestionar los recursos y también proporciona un flujo bidireccional de datos de producción entre su ERP y la línea de producción. Y probablemente lo más importante, desde una perspectiva de cumplimiento contractual, MES puede realizar la trazabilidad y la genealogía del producto. Asociar una pieza final a un lote con toda su fabricación, desde la materia prima hasta el ensamblaje del componente, son datos que son un sueño para cualquiera que tenga que volver más tarde y realizar un seguimiento de los problemas o simplemente de la consistencia de la producción de piezas particulares.

Alan: Ah, un par de cosas más. Igualdad, gestión de procesos, de nuevo, como normalmente o a menudo los requisitos de cumplimiento del contrato, así como los documentos, ser capaz de proporcionar instrucciones de trabajo al piso es, de nuevo, a menudo requerido por contrato.

Alan: Y luego, por supuesto, hacer operaciones de mantenimiento preventivo. Más bien una cosa interna, pero sin duda ayudando a optimizar los procesos de planificación. Hay muchas funciones para MES, pero según el tema de la discusión de hoy, el cumplimiento del contrato es uno de los beneficios clave que puede lograr con MES.

Alan: Lo bueno es que estás gastando dinero para proporcionar automatización para cumplir con los contratos, pero también estás proporcionando datos y tecnología para comenzar a acumular los beneficios que MES puede proporcionar en términos de eficiencia y eficacia para ayudar a mover su empresa hacia sus objetivos de industria 4.0.

Alan: Francamente, es un proyecto que tiene la ventaja de amortizarse rápidamente.