Implementación SAP en México (Parte 1)

Jean: ¿En qué se diferencia la implementación en México de Estados Unidos, Canadá o Europa?

Adrian: He estado trabajando con diferentes implementaciones y diferentes tipos de configuraciones en el sistema. Ha sido parte de mi trabajo desde hace un tiempo. La principal diferencia que he encontrado entre las implementaciones de Estados Unidos y México está relacionada con el tema de la legislación.

Adrian: Básicamente, en México tenemos una localización configurada en base a lo que las autoridades fiscales requieren de las empresas. Eso hace que los lanzamientos sean un poco más difíciles en México que en otros países. Tal vez sea porque en México tenemos varias razones políticas para tener estas localizaciones muy enfocadas en aclarar nuestra definición fiscal. Sobre la base de eso, los sistemas se hacen, o crean, o se configuran para ser hechos de acuerdo con las autoridades fiscales. Y a veces las autoridades fiscales no se preocupan por sus sistemas, implementaciones o costos. Dicen: «tenemos que tener esto, y tienes que crear algo que coincida con lo que estamos pidiendo».

Adrian: Como ejemplo, las publicaciones de impuestos en Estados Unidos o en Europa son muy fáciles de crear. Sin embargo, en México, no lo son, ya que debe tener mucho cuidado con lo que está publicando en sus cuentas de ingresos o gastos. Así que tal vez esa es la parte más difícil que puedes encontrar en las implementaciones.

Jean: Entonces, ¿cómo harías para superar dichos problemas? Usted ha mencionado la cuestión fiscal. ¿Cuáles son algunas maneras de superar esto?

Adrian: La forma más fácil de superar estos problemas es comprender lo que requieren las autoridades fiscales, comprender las leyes / legislación que rodean las implementaciones de ERP y, si es necesario, contratar a una parte externa para ayudar en este proceso.

Adrian: Primero, necesitas entender lo que las autoridades fiscales requieren de ti, porque, a veces puede parecer un poco confuso por qué las autoridades fiscales requieren esto o aquello y tienes que pasar por los detalles meticulosos de la legislación. Una vez que entienda esto, podrá crear lo que requieren las autoridades fiscales.

Adrian: A veces, las empresas contratan a otras empresas intermediarias o a un experto en impuestos. Cuando se trata de asesores fiscales, no necesariamente necesitan ser expertos en sistemas o TI. Van primero con los expertos en la legislación; luego, una vez que la empresa entiende exactamente cuáles son los requisitos, es cuando el equipo de TI pasa por el sistema.

Adrian: Para ayudar en estos procesos, la empresa SAP a menudo contrata consultores de las autoridades fiscales para que coincidan con estos requisitos con la ley.

Adrian: Entonces, una vez que todo está en armonía con lo que requiere la autoridad fiscal y una vez que las autoridades fiscales / consultores comienzan a trabajar con SAP, crean una plantilla. Esta plantilla es a menudo una plantilla muy básica que se puede modificar de acuerdo con las necesidades de cada empresa.

Adrian: En conclusión, primero tienes que pasar por la ley y luego pasar por el sistema.

Jean: Y, de nuevo, esto es antes de los dolores de cabeza habituales de implementación de SAP, como diferentes zonas horarias o trabajar con equipos en diferentes idiomas, etc.

Adrian:: Correcto. Las zonas horarias y los idiomas siempre son un problema. Pero, puedes superar eso muy fácilmente. El idioma puede ser un problema, pero, seguro, necesita consultores que puedan hablar español e inglés y comprender los impuestos y los requisitos.

Jean: ¿Puede explicar un poco más sobre la legislación? Por ejemplo, nombrar un ejemplo de un proyecto en el que hubo dolores de cabeza legislativos y cómo dio forma al proyecto.

Adrian: Por supuesto. El ejemplo del que quiero hablar tiene que ver con la facturación. Puede ser muy fácil en otras empresas crear una factura a un proveedor o de un cliente y recibirla de nuestros diferentes socios comerciales, pero en México hay que tener mucho cuidado con el procedimiento de facturación. Por ejemplo, ahora, estamos pasando por una nueva operación del proceso de facturación donde las autoridades fiscales están verificando exactamente el nombre de la empresa que está creando la factura y la persona que está enviando una factura.

Adrian: Para hacer la verificación y comprobar que no está en una lista negra, por ejemplo. Porque, en México, hay muchas personas o empresas que crean facturas falsas y esas empresas están en una lista negra. No seguir las reglas hasta el final puede poner a su empresa en la lista negra que limita su capacidad para hacer negocios / expandirse en la región. Este problema puede ser un problema muy serio si no cumple con eso.

Adrian: Otro ejemplo, los números de identificación fiscal se verifican regularmente cuando se crea una factura. Esto hace que el proceso sea un poco más lento, ya que no solo debe cumplir con las reglas al crear / informar su factura, sino que la factura se verifica para verificar la precisión de la presentación original a través de la base de datos de las autoridades fiscales.

Adrian: Si no revisas la base de datos, no puedes crear una factura y las oportunidades de negocio de tu empresa serán limitadas. Ese es el ejemplo más claro de por qué las autoridades fiscales son muy estrictas con las reglas; esta es también la razón por la que hay muchos más niveles de burocracia en los despliegues de SAP y al crear una factura.

Jean: Está bien. Y, como dijiste, se verifican a través de la base de datos. Entonces, solo por curiosidad, esta base de datos creada y administrada por una organización en particular, ¿puede demostrar su legitimidad?

Adrian: Sí, hay una base de datos federal que tienes que consultar con tu empresa.